Menu

Jak dobrze zorganizować wysyłkę listów w firmie?

26 marca, 2020 - Uncategorized

Jak dobrze zorganizować wysyłkę listów w firmie? Pytanie to dotyczy zarówno organizacji, jak i – a może nawet przede wszystkim – optymalizacji kosztów. Dla nikogo nie jest tajemnicą, że obsługa korespondencji w firmie, zarówno przychodzącej jak i wychodzącej, wiąże się z wieloma kosztami dodatkowymi. Wydają się one bardzo drobne, w porównaniu do innych kosztów firmy, takich jak czynsz, wypłaty dla pracowników, czy raty za służbowe samochody. Jednak, w dłuższym okresie czasu są to naprawdę spore kwoty. Jak zatem zminimalizować koszty?

Obsługa korespondencji firmowej, w tym wysyłka listów, to nie lada wyzwanie dla wielu właścicieli firm. Z pozoru tak mało znaczące zajęcie oraz mało znaczący proces mają bardzo duże znaczenie. Jakie? Kosztowe, wizerunkowe oraz czasowe. Oczywiście nie można zapominać również o konsekwencjach, które mogą się przydarzyć za niedotrzymanie terminu wysyłki pewnych dokumentów. Papier, koperty, znaczki, wszelkiego rodzaju materiały potrzebne do wysyłania listów i paczek, a wiec pudełka, taśmy klejące to spory koszt. Nie mówiąc już o czasie, który trzeba poświęcić na przygotowanie przesyłek, ale również na kontakt z kurierem czy zawiezienie ich do punktu pocztowego – a jak wszystkim właścicielom firm wiadomo, czas to również spory koszt.

Outsourcing obsługi korespondencji

W ostatnich latach usługa ta nabrała znaczenia. Coraz więcej firm chce odciążyć swoich pracowników od działań, które są poniżej ich kwalifikacji, albo w ogóle nie idą w parze ze stanowiskiem. Nie każdy pracodawca chce również tworzyć osobne stanowisko pracy dla kogoś, kto będzie zajmował się wyłącznie obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej, ponieważ jest to duży, stały koszt. Dlatego, coraz większa popularnością cieszą się firmy outsourcingowe, które oferują profesjonalna i kompleksowa opiekę nad wysyłką listów, ale również nad ich odbiorem. Dzięki temu firmy mogą poświęcić znacznie więcej czasu na wykonywanie tych zadań, które faktycznie przynoszą zyski.

Czy to bezpieczne?

Firmy zajmujące się wysyłką listów, obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej w firmie, muszą zachowywać wszelkie zasady bezpieczeństwa. Procesy związanie z obsługa korespondencji podlegają określonym i bardzo rygorystycznym procedurom. Dzięki temu przedsiębiorca może być spokojny o bezpieczeństwo. Właściwy obieg dokumentów, zachowanie wszelkich zasad RODO i ochrony danych to minimum bezpieczeństwa, które musi zachować każda firma. Ponadto, przedsiębiorca podpisuje stosowną umowę z firmą oferującą wysyłkę listów, co dodatkowo go zabezpiecza.

Nieabsorbująca współpraca

Idea outsourcing usług polega na tym, aby jak najbardziej ułatwić pracę konkretnej firmie i zminimalizować konieczność podejmowania przez nią działań w określonym obszarze. Tak samo zatem działają firmy oferujące obsługę korespondencji wychodzącej i przychodzącej. Potrzeby klientów i ich wymagania określone są na samym początku współpracy. Dzięki temu, wszystkie działania firmy outsourcingowej wykonywane są w taki sposób, aby nie absorbować klientów i nie narażać ich na marnowanie czasu, który przecież chcą zaoszczędzić. Oczywiście, wszelkie ustalenia mogą być modyfikowane w czasie trwania umowy – to zupełnie normalne, że w firmie zamieniają się potrzeby oraz priorytety działań.

Terminowość działań

Podpisanie umowy zobowiązuje, a rzetelny dostawca usługi  bierze na siebie pełna odpowiedzialność. Wywiązywanie się z umowy jest niezwykle ważne. Oczywiście, z pewnością można trafić na nierzetelne firmy, ale zdarza się to bardzo rzadko. W końcu każda z takich firm chce dbać o swój wizerunek, chce być postrzegana jako partner odpowiedzialny, dotrzymujący terminów i zaufany

Jesteś zainteresowany usługą wysyłki listów czy odbiorem korespondencji? Sprawdź oferty firm i spróbuj tej metody. Być może okaże się, ze jest to dla Ciebie bardzo korzystne rozwiązanie, z którego nie będziesz już chciał zrezygnować!